Prozessmanagement & Digitalisierung

Wir analysieren bestehende Abläufe und finden digitale Lösungen, die den Arbeitsalltag wirklich vereinfachen. Von kleinen Automatisierungen bis zu ERP, JTL-Wawi, Schnittstellen und digitalem Dokumentenmanagement.

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Ausgangslage

Gute Prozesse entstehen nicht zufällig.

In fast jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die seit Jahren funktionieren. Oft wurden sie irgendwann eingeführt und anschließend nie wieder hinterfragt. Als IT-Dienstleister haben wir einen besonderen Blickwinkel auf diese Prozesse. Wir sehen Dinge, die im Unternehmensalltag schlicht unsichtbar geworden sind. Wir beschäftigen uns täglich mit Software, Schnittstellen und digitalen Arbeitsabläufen. Dadurch erkennen wir Potenziale, die sonst im Alltagsrauschen untergehen. Manchmal geht es um komplexe Systeme. Oft sind es aber überraschend einfache Dinge.

Digitalisierung beginnt mit einer einfachen Frage:

Warum machen wir das eigentlich so?

Müssen Dokumente wirklich noch ausgedruckt und wieder eingescannt werden?

Warum werden Kundendaten mehrfach in verschiedenen Systemen gepflegt?

Warum hängt ein wichtiger Prozess noch an einer Excel-Tabelle?

Welche Arbeitsschritte könnten automatisch im Hintergrund laufen?

Wo entstehen Fehler durch manuelle Übertragung?

Werkzeuge

Werkzeuge für digitale Prozesse im Unternehmen

Lösungen, die sofort spürbar in den Alltag eingreifen

Nicht jedes Problem benötigt eine riesige Budgetinvestition. Oft sind es gezielte, bewährte Lösungen, die dem Alltag die Reibung nehmen.

3CX Telefonie Integration

Telefonnummern manuell suchen, abtippen und Kundendaten einzeln öffnen kostet im Alltag unnötig Zeit. Mit einer 3CX Telefonie Integration werden Anrufe direkt aus bestehenden Systemen gestartet und Kundeninformationen schneller verfügbar.
So wird Telefonie Teil eines digitalen Arbeitsprozesses.

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Paperless & Dokumentenmanagement

Papierordner, verstreute Dateiablagen und lange Suchzeiten bremsen administrative Prozesse aus. Mit Paperless-ngx werden Dokumente digital erfasst, archiviert und durchsuchbar gemacht.
So entstehen klare Ablagen und wichtige Unterlagen sind schneller auffindbar.

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JTL, ERP-Systeme & Schnittstellen

Excel-Listen funktionieren oft lange, werden mit wachsendem Unternehmen aber schnell zur Fehlerquelle. ERP-Systeme wie JTL-Wawi schaffen eine zentrale Datenbasis für Artikel, Aufträge, Lager und Prozesse.
Durch Schnittstellen verbinden wir Systeme so, dass Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.

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Vorgehen

Prozessmanagement mit ATA Solutions

Verstehen

Wir schauen uns an, wie Ihre Prozesse heute tatsächlich ablaufen.

Hinterfragen

Wir prüfen, welche Arbeitsschritte unnötig manuell, doppelt oder fehleranfällig sind.

Verbessern

Wir setzen digitale Lösungen um, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren bestehenden Systemen passen.

Philosophie

Unsere Philosophie: Nicht immer das größte, sondern das passendste System.

Bei Prozessmanagement und Digitalisierung geht es nicht darum, möglichst viel neue Software einzuführen. Unser Ziel ist es, bestehende Abläufe zu verstehen und unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren. Manchmal reicht dafür eine kleine Anpassung in einem bestehenden System. Manchmal hilft eine Schnittstelle zwischen zwei Anwendungen. Und manchmal zeigt sich, dass Excel, Papierordner oder manuelle Abläufe nicht mehr zur Größe des Unternehmens passen. Dann kann eine größere Lösung wie ein ERP-System, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine individuelle Software sinnvoll sein.

Entscheidend ist nicht die Größe der Lösung. Entscheidend ist, dass sie zum Unternehmen passt.

Telefonie

3CX Telefonie Integration

Telefonnummern werden gesucht, Kontakte manuell geöffnet, Gesprächsnotizen an verschiedenen Stellen gespeichert. Durch die Integration von 3CX in bestehende Unternehmensprozesse stehen Kundeninformationen sofort bereit.

Werkzeug: 3CX – ATA Solutions ist 3CX-Partner
Verbindet: Telefonie mit CRM und ERP
Anrufe: direkt aus CRM oder ERP starten, seltener zwischen Anwendungen wechseln
Ergebnis: weniger Routineaufgaben, mehr Zeit für die Kundenbetreuung

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Dokumente

Paperless & Dokumentenmanagement

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Schriftverkehr landen häufig noch in Ordnern, Ablagen oder unterschiedlichen Verzeichnissen – wird ein Dokument später benötigt, beginnt die Suche. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfasst, archiviert und durchsucht sie zentral.

Werkzeug: Paperless-ngx
Erfasst: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Schriftverkehr
Erkennt automatisch: Rechnungsnummer, Absender, Dokumenttyp
Ergebnis: durchsuchbares Archiv, kürzere Suchzeiten, jederzeit Zugriff

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Warenwirtschaft & Schnittstellen

JTL, ERP-Systeme & Schnittstellen

Über Jahre entstehen Excel-Tabellen für Artikel, Kunden, Aufträge und Lagerbestände – mit dem Wachstum stoßen sie an ihre Grenzen. Ein ERP-System wie JTL-Wawi bildet Prozesse zentral ab; individuelle Schnittstellen verbinden die vorhandenen Systeme.

Werkzeug: JTL-Wawi – ATA Solutions ist JTL Service Partner Silver
Verbindet: ERP, Onlineshop, CRM, Lagerverwaltung
Daten: einmal erfassen, automatisch austauschen
Ergebnis: keine manuellen Übertragungen, weniger Fehler, eine Informationsbasis

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Unser Team steht bereit, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen bei Ihren Entscheidungen zu helfen.

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